קיימות שתי שיטות לניהול ספרי החשבונות.

השיטה הראשונה נקראת השיטה החד צידית.
בשיטה זו נרשמות ההכנסות וההוצאות של העסק בלבד.
השיטה היא פשוטה וקלה.
חסרונות השיטה שהיא לא נותנת תמונה מלאה על מצבו של העסק, מלבד הרווחיות שלו.
השיטה מתאימה לעסקים קטנים שהוראות ניהול הספרים לא מחייבות אותם לעבוד על פי השיטה הכפולה.

רישום ההכנסות וההוצאות נעשה בספר תקבולים תשלומים.
 

השיטה השנייה נקראת השיטה הדו צידית ( הנהלת חשבונות כפולה ).
בשיטה זו נרשמת כל פעולה כספית אשר נעשית בעסק.
בנוסף להכנסות וההוצאות, תוכל לדעת מה יתרת חוב של לקוח מסוים, כמה אתה חייב לספק, מה המצב בבנק וכו'.
השיטה היא מורכבת ודורשת ידע חשבונאי.
הוראות ניהול ספרים מחייבות עסקים מסוימים לנהל על פי השיטה הדו צידית

( הנהלת חשבונות כפולה )-  מדובר בחברות, וכן בעצמאיים בעלי מחזור כספי גדול.

 

ישנם מספר מסמכי חשבונות שעליך לנהל ולשמור אפילו אם אתה בעל עסק קטן.

קבלה
המסמך החשוב ביותר המעיד על קבלת תקבול.
הפעולה הראשונה והמידית בעת קבלת תקבול, הוא הוצאת קבלה.
הוראות ניהול ספרים קובעות שיש להוציא את הקבלה מיד עם קבלת התמורה, או ברגע שנודע לך עליה לראשונה ( במקרה של העברה בנקאית ).
אי רישום תקבול במועד, יביא לפסילת ספרי הנהלת החשבונות שלך.
שים לב, אין לך שהות, אתה לא יכול לשים את הכסף בצד ורק מאוחר יותר להוציא את הקבלה, עליך לעשות זאת במיידית !

 

חשבונית
חשבונית היא מסמך המעיד על בצוע עסקה.
יש את החשבונית עסקה ויש את החשבונית מס
חשבונית עסקה
חשבונית עסקה היא מעין תעודת חיוב המורה ללקוח שלך, את הסכום לתשלום בעקבות שרות אשר הענקת לו.
חשבונית זו מקובלת אצל בעלי מקצועות חופשיים, אשר מנפיקים את חשבונית המס רק בעת קבלת המזומן או פירעון השיק, או אצל העוסק פטור אשר אינו יכול להוציא חשבונית מס, אלא קבלה בלבד.

חשבונית מס
רק עוסק מורשה רשאי להוציא את החשבונית מס.
על הסכום אותו חייבת את הלקוח יש להוסיף את המע"מ.
את חשבונית המס תנפיק ללקוח שלך בעקבות מכירה או מתן שרות.
יש לרשום בפרטי החשבונית את מספר תעודת המשלוח או מספר ההזמנה..
החשבונית מס היא אחד המסמכים החשובים ביותר מאחר ועל פיה תיקבע הכנסתך.

לגבי מועד הנפקת החשבונית ראה בהמשך.


תיעוד חוץ
תיעוד החוץ הוא כל המסמכים שקשורים לניהול העסק שלך.
חשבוניות מספקים, חשבונות טלפון , חשמל ועוד.
הוראות ניהול ספרים קובעות שיש לשמור תיעוד זה במשך 7 שנים , יחד עם מסמכי החשבונות של העסק.

מעבר לחשבונית והקבלה ישנם מסמכי חשבונות נוספים שעליך לנהל על פי סוג העסק שלך.

ספר הזמנות
הזמנת עבודה ע"י הלקוח שלך חייבת להיות מתועדת בספר הזמנות.
הספר צריך להיות כרוך ובו רישום של מספר הזמנה, תאריך הזמנה, המזמין.
למעשה הרישום בספר זה מתחיל את התהליך כולו.
בעת דיון במס הכנסה המפקח בודק את הרישום בספר הזמנות , לאחר מכאן את הוצאת
החשבונית מס ואת הקבלה.
רושם טוב על המפקח ,ישאירו ספרים אשר יראו כחוט השני את המעבר, בין שלושת הספרים.
 

מועד הוצאת חשבונית המס       

במכר טובין

במידה ואתה עוסק במכירת סחורה ( מכר טובין ), יש להוציא את חשבונית המס תוך 14 יום מיום

המכירה, במידה ויצאה תעודת משלוח.

במידה ולא יצאה תעודת משלוח יש להנפיק את חשבונית המס במידית.

 

נותני שירותים

במידה ואתה עוסק במתן שרות יש לחלק לשניים :

א. אם אתה מוגדר כבעל מקצוע חופשי ( עו"ד, שמאי, רופא ועוד ), יש להוציא את חשבונית המס,    תוך 7 ימים ממועד קבלת התמורה .

ב. במידה ואתה לא מוגדר כבעל מקצוע חופשי אבל אתה עוסק במתן שרות, יש להוציא את חשבונית המס תוך 14 יום ממועד מתן השרות, ללא קשר אם קיבלת את הכסף או לא.

         

 

תעודת משלוח
תעודת משלוח מקובלת אצל עסקים המעבירים סחורה ממקום למקום.
בתעודת משלוח יש לרשום את סוג הסחורה המועברת, ואת השעה שבה היא יצאה מן המפעל.
תעודת המשלוח נמצאת אצל הנהג המוביל, והוא מחתים את הלקוח על העתק בעת מסירתה.

ספרים נוספים
חשוב לזכור שישנם ספרים נוספים שכל בעל עסק חייב לנהל על פי סוג העסק , להלן דוגמאות לספרים אלו.
ספר לקוחות, ספר תנועת מלאי, ספר המחאות, חשבון עבודה, ספר תלמידים, ספר רכב, ספר אורחים, יומן עבודה למוסך, ספר הובלות והסעות, ספר עסקאות, ספר המשק, יומן רופא ועוד.